A pergunta chega quase sempre no mesmo tom. Alguém apagou por engano uma biblioteca inteira do SharePoint, ou um ex-colaborador foi desligado e a caixa dele foi removida junto com a licença, ou uma integração mal configurada sobrescreveu milhares de registros no CRM. A TI abre um chamado com o provedor e recebe uma resposta educada explicando que aquele dado é responsabilidade do cliente.

Nesse momento, alguém na empresa descobre que a nuvem não faz backup do jeito que todo mundo imaginava.

A percepção de que dados em SaaS estão automaticamente protegidos é uma das mais difundidas no mercado brasileiro, e é também uma das mais caras. Entender o que os contratos realmente preveem, o que as ferramentas nativas cobrem, e como sua revenda pode usar esse assunto para abrir uma conversa que praticamente nenhum cliente já teve é o que pretendemos com este artigo. Confira!

1. O que o contrato realmente diz

Microsoft, Google e Salesforce operam sob o mesmo princípio, conhecido como modelo de responsabilidade compartilhada. O provedor responde pela infraestrutura: datacenter, rede física, hosts, disponibilidade da aplicação, atualizações e resiliência do serviço. O cliente responde pelo que coloca dentro dessa infraestrutura.

A documentação oficial da Microsoft é direta sobre onde fica essa linha. Independentemente do tipo de implantação, quatro responsabilidades permanecem sempre com o cliente: dados, endpoints, contas e gestão de acesso. Não há nuance nem exceção nessa lista.

Vale traduzir o que isso significa na prática. O provedor garante que o Microsoft 365 vai estar no ar amanhã. Ele não garante que o arquivo que sua equipe apagou ontem vá estar lá.

A confusão nasce de uma leitura razoável, mas equivocada. Como o provedor replica dados entre datacenters e sustenta níveis altíssimos de disponibilidade, é natural supor que exista uma cópia recuperável de tudo. A replicação existe e funciona muito bem para o propósito dela, que é proteger contra falha de hardware ou indisponibilidade de um site. Quando a exclusão parte de uma conta legítima, dentro de uma sessão autorizada, ela é replicada junto com o resto.

2. Quanto tempo você realmente tem para recuperar

Todo provedor oferece alguma janela de recuperação nativa, e é justamente por existirem que essas janelas geram falsa sensação de cobertura. Vale conhecer os números do Microsoft 365, que é o ambiente mais comum na base de clientes das revendas brasileiras.

Exchange Online. Itens excluídos ficam recuperáveis por 14 dias na configuração padrão. O administrador pode ampliar esse período, mas o teto é de 30 dias.

SharePoint e OneDrive. O item excluído vai para a lixeira do site e permanece recuperável por 93 dias, contados a partir da exclusão original. Esse prazo cobre os dois estágios de lixeira e não é configurável no SharePoint Online. Passados os 93 dias, a exclusão é definitiva.

Usuário desligado. Quando a conta é removida, o OneDrive é mantido por 30 dias por padrão e depois vai para a lixeira da coleção de sites por mais 93 dias, período em que a restauração só pode ser feita por um administrador do SharePoint via PowerShell.

Há um detalhe que costuma passar despercebido pelas áreas jurídica e de compliance: o conteúdo que está na lixeira não é indexado. Uma busca de eDiscovery não encontra o que está lá, o que significa que esse material não pode ser colocado sob retenção legal.

O quadro em outras plataformas segue lógica parecida. Vale lembrar do episódio mais didático do setor: o serviço de recuperação de dados da Salesforce, usado como último recurso por quem perdia informação, custava dez mil dólares por solicitação, levava de seis a oito semanas e não garantia recuperação integral. A própria Salesforce reconheceu essas limitações ao descontinuá-lo, e hoje aponta clientes para soluções de backup dedicadas.

Nenhuma dessas janelas nativas foi projetada para funcionar como estratégia de proteção de dados. Elas resolvem o arquivo apagado na sexta-feira e percebido na segunda. Não resolvem o que se descobre depois de seis meses.

3. De onde a perda de dados realmente vem

Quando o assunto entra em pauta, o cliente tende a pensar em ataque cibernético. Ransomware e comprometimento de conta são cenários reais e crescentes, mas dividem espaço com causas bem mais prosaicas:

Erro humano. Alguém arrasta uma pasta para o lugar errado, seleciona registros demais antes de confirmar uma exclusão, ou limpa a caixa de e-mail achando que está removendo cópias. É a causa mais frequente e a mais difícil de eliminar com política interna.

Desligamento e rotatividade. A conta é removida no mesmo dia da saída, junto com a licença, para não gerar custo. O histórico de negociações daquele vendedor sai junto, e ninguém percebe até o cliente dele ligar meses depois.

Integração ou automação mal configurada. Um script de sincronização, uma carga de dados ou uma automação recém-publicada sobrescreve campos em massa. Do ponto de vista da plataforma, aquilo foi uma operação legítima executada por uma credencial válida.

Conta comprometida. Um invasor com acesso administrativo pode excluir dados de forma deliberada, inclusive apagando as versões anteriores e esvaziando lixeiras para dificultar o retorno.

Encerramento ou disputa contratual. Migração de tenant, inadimplência ou troca de fornecedor podem deixar a empresa sem acesso à sua própria base durante o período mais inconveniente possível.

O ponto que amarra todos esses cenários: em nenhum deles a alta disponibilidade do provedor ajuda. A infraestrutura seguiu funcionando perfeitamente enquanto o dado desaparecia.

4. O que a Keepit resolve

A Keepit é uma plataforma de backup em nuvem construída especificamente para dados em SaaS, distribuída no Brasil pela Aplex. A característica que sustenta todo o resto é a independência: o backup roda em infraestrutura própria, fora do ambiente do provedor que está sendo protegido.

Essa separação não é um detalhe de arquitetura. Se a cópia de segurança vive dentro do mesmo tenant que ela deveria proteger, ela compartilha o mesmo destino em um comprometimento de credencial administrativa, na indisponibilidade do provedor ou numa disputa de acesso ao ambiente. Backup que depende do sistema protegido resolve o cenário fácil e falha exatamente no difícil.

O que a plataforma entrega:

Cobertura das aplicações que concentram o dado crítico. Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce e outras plataformas em nuvem amplamente usadas pelas empresas brasileiras.

Recuperação granular e rápida. A restauração pode ir de um único arquivo ou item até o conjunto de dados de uma aplicação inteira, em poucos cliques. O backup fica imediatamente disponível no momento da busca, sem processo de reidratação ou fila de atendimento.

Retenção longa com custo previsível. Armazenamento ilimitado, entrada e saída de dados e retenção de até 99 anos por um valor fixo por usuário. Isso muda a conversa de orçamento, porque elimina a variável que costuma travar aprovação de backup em nuvem.

Armazenamento à prova de adulteração. Os dados guardados não podem ser alterados, o que preserva a cópia mesmo quando o ambiente de origem foi comprometido por ransomware.

Soberania de dados e conformidade. O cliente escolhe a região de armazenamento, o que atende exigências de LGPD, GDPR e NIS2 sobre governança e localização de dados pessoais.

Monitoramento contínuo. Acompanhamento e alertas 24 horas por dia, para que uma falha de backup seja detectada antes do momento em que a restauração é necessária.

Implantação sem fricção. Instalação rápida e automática, com uma interface que o time de TI do cliente consegue operar sem treinamento extenso.

5. Como sua revenda conduz essa conversa

Backup em SaaS tem uma característica comercial incomum: o cliente não pede. Ele não sabe que existe uma lacuna, porque a promessa implícita da nuvem sempre foi a de que esse problema estava resolvido. Cabe à revenda trazer o assunto.

Quatro perguntas costumam funcionar melhor do que uma apresentação de produto:

1. Se alguém apagar hoje uma biblioteca do SharePoint e ninguém perceber por quatro meses, o que acontece?
2. Quando um colaborador é desligado, o que é feito com os dados dele antes da licença ser removida?
3. Qual foi a última vez que vocês testaram uma restauração completa, e quanto tempo ela levou?
4. Se a auditoria pedir um e-mail de dois anos atrás, de onde ele sai?

A terceira pergunta é a que costuma expor o problema com mais clareza, inclusive em clientes que já contrataram alguma solução de backup. Muita empresa tem backup configurado e nunca verificou se a restauração funciona.

A partir daí, existe uma oferta de serviços que vai bem além da licença. Avaliação de risco por aplicação, definição da política de retenção alinhada às exigências do setor do cliente, implantação, e principalmente o teste periódico de restauração como serviço recorrente, com relatório formal que a área de compliance pode apresentar em auditoria. Setores como financeiro, jurídico, saúde e educação enxergam valor imediato nesse tipo de entrega, porque já convivem com auditoria e precisam comprovar controle sobre os dados que administram.

O pior dia da empresa é um argumento difícil de usar antes que ele chegue

Backup pertence a uma categoria complicada de venda, a das coisas cujo valor só fica evidente no dia em que já é tarde. Enquanto nada acontece, a linha do backup no orçamento parece dispensável. No dia em que acontece, ela vira a única coisa que importa.

Por isso a conversa funciona melhor quando parte de fatos verificáveis, e não de cenários alarmantes. O modelo de responsabilidade compartilhada está publicado na documentação de todos os provedores. As janelas de retenção do Microsoft 365 estão documentadas e são fáceis de conferir. O cliente que enxerga esses dois pontos com clareza costuma chegar sozinho à conclusão sobre o que falta no ambiente dele.

A Aplex apoia suas revendas parceiras com treinamento técnico e comercial, certificação, suporte na pré-venda e na implementação, além de condições comerciais que permitem posicionar a solução de forma competitiva.

Conheça a plataforma Keepit ou fale com nossa equipe para levar essa oferta aos seus clientes.

Meta description: Provedores de SaaS cuidam da infraestrutura, não dos seus dados. Entenda o que a lixeira do Microsoft 365 não cobre e como a Keepit fecha essa lacuna.